Dicas

como administrar condomínio

Aprenda como administrar um condomínio pequeno

Entender como funciona um condomínio é essencial para ser um síndico bem sucedido. Por isso, a Total Company Administradora de Condomínios desenvolveu este guia prático de como administrar um condomínio pequeno porte. Com este guia terá conhecimentos básicos sobre as questões administrativa, contábil, trabalhista, civil e de relações interpessoais

Na atualidade muitos síndicos que estão entrando neste novo mercado que está cada vez mais competitivo estão se profissionalizando cada vez mais, entenderam que o condomínio é uma empresa, que mesmo não tendo a função de geração de lucro, tem obrigações e muitas responsabilidades que precisam ser executadas para garantir a saúde do condomínio. Com isso, reflita comigo: hoje seu condomínio estão saudável financeiramente? Hoje o seu condomínio está com todas as obrigatoriedades em ordem? É sobre isso que vamos falar no decorrer do texto.

Como gerenciar um condomínio pequeno?

O ilustre e renomado palestrante, escritor, consultor e muitos outros adjetivos que investiríamos boa parte de nosso texto para falar de sua importância em Administração de Empresas, o austríaco Peter Ducker, tem uma citação que é sem dúvida o principal pilar para quem quer gerenciar, que diz o seguinte: “ se você não pode medir, você não pode gerenciar”. Logo, fica claro qual é um dos atributos que precisa ter, habilidade de medir e analisar informações.

Claro que, o condomínio não são apenas números, temos também o maior e mais difícil ativo para administrar, as pessoas, mas sobre elas falaremos mais à frente.

Como falamos no primeiro parágrafo, precisamos medir para gerenciar um condomínio, selecionei abaixo algumas questões precisa acompanhar:

Finanças:

Contábil:

Jurídico:

A Maioria dos síndicos optam em deixar parte dessas atribuições na mão da administradora de condomínios, e se focar nas outras questões e nas tarefas diárias. Com isso, investe seu tempo na resolução de conflitos, contratação de profissionais para execução de serviços.

 saiba mais:

curso básico de sindico

pasta de prestação de contas

como administrar condomínio

Quem faz parte da Gestão do Condomínio Pequeno Porte?

Na maioria dos condomínios são divididos os serviços entre um Corpo Diretivo, ou seja um grupo de pessoas que tem sua função dentro da administração do condomínio. Essas pessoas são as seguintes:

Síndico:

Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

  • 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
  • 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Subsíndico:

  • A legislação não fala sobre subsíndicos.
  • O cargo é totalmente regulamentado pela Convenção do Condomínio.
  • Ele assume na ausência do Síndico;

Compete ao Subsíndico chamar assembleia em caso de morte ou renúncia do síndico

Conselheiros Fiscais

As pessoas que citamos no texto, são figuras que constituem a gestão interna do condomínio, geralmente a maioria são moradores proprietários, exceto o síndico que pode ser um morador ou profissional contratado a parte para administrar o condomínio.

Outras Empresas

Para gestão do condomínio vemos outras empresas, correlacionadas com a administração do condomínio, que são: escritórios de advocacia (cuida das cobranças dos inadimplentes e outros litígios na esfera judicial), escritório de contabilidade (cuida das obrigações tributárias e acessórias), administradora de condomínio (cuida de toda finança e administração do condomínio) e empresa de assessoria ao síndico morador.  Com isso entendemos que o condomínio pode ser administrado pelos moradores e também em conjunto com profissionais terceirizados.

 saiba mais:

Assessoria ao síndico morador

Administradora de Condomínios

 

cobranca-condominio-como administrar condomínio

Como Administrar as Finanças do Condomínio Pequeno Porte

Para Administrar as Finanças do Condomínio Pequeno Porte seguindo as questões que é necessário medir (gerenciar), o tema número um são as contas a pagar (despesas), porque cuidar do dinheiro do condomínio é a base para conseguir administrar um condomínio. Por isso, vamos iniciar falando sobre despesas, e as duas categorias mais comuns como que elas se dividem.

Despesas Ordinárias

As despesas ordinárias são aquelas que o condomínio precisa pagar quase todos os meses, como:

  • Agua
  • Energia Elétrica
  • Gás
  • Funcionários
  • Prestadores de Serviço
  • Impostos
  • Seguro Obrigatório
  • Despesas Bancárias

 

Essas despesas geralmente se repetem nos balancetes e quase sempre estão na previsão orçamentária do condomínio.

Despesas Extraordinárias

Outro grupo de despesa que existe no condomínio são as despesas extraordinárias. Este tipo de despesas em seu próprio nome deixa bem claro quem são: aquela que aparece repentinamente e o condomínio não estava esperando este gasto. Por isso, quase sempre se chama uma assembleia para deliberar sobre esta despesa, e normalmente precisa ser aprovada em assembleia e com isso é criado o rateio extraordinário. Quais são essas despesas extraordinárias que normalmente aparecem:

 

  • Estruturais no condomínio
  • Equipamentos do condomínio
  • Danos causados por terceiros
  • Processos judiciais
  • Manutenções não provisionadas na previsão orçamentária

 

Por essas despesas extraordinárias serem de difícil previsão, o melhor para conseguir administrar com mais segurança é ter um fundo de reserva, ou fundo de obras para essas eventualidades.

Como Administrar a área Contábil do Condomínio Pequeno Porte

Mesmo se você não for um contador, sabe que sempre pagamos impostos e o condomínio não é diferente, e como administrar a área contábil do condomínio? Essa é a questão que vamos falar neste texto.

O recolhimento de impostos é segundo ponto que vamos falar. Por isso, quero deixar você confortável que mesmo não dominando este assunto, existem profissionais no mercado para assessora-lo.

Não pagar os impostos do condomínio poderá recair sobre o empreendimento esse ônus, podendo o nome do condomínio ser negativado, incluso na dívida ativa da união, gerar multas, depreciar o valor dos imóveis indiretamente e posteriormente gerar uma ação judicial da união contra o condomínio. Com tudo, é importante que saiba quais são os impostos mais comuns que o condomínio costuma pagar:

  • FGTS;
  • PIS;
  • INSS;
  • Seguro Acidente de Trabalho;
  • ISS;
  • COFINS;
  • CSLL.

Além dos impostos descritos acima existem também as obrigações acessórias, que o não envio delas também acarreta multas para o condomínio, e por isso também são muito importantes ter ciência delas, são elas:

  • SEFIP/GFIP ;
  • CAGED;
  • DIRF ;

Hoje em dia, sistemas do Governo Federal como E-social e REINF, estão sendo utilizados para envio dessas informações aos órgãos responsáveis eletronicamente e fazendo os cruzamentos de dados e acompanhamento dessas informações.

Como Administrar envio de Taxa Condominial e Inadimplência Condomínio de Pequeno Porte

Até agora estamos falando de Despesas e Gastos, neste texto iniciaremos sobre a receita do condomínio, e como administrar o envio de taxa condominial e controlar a inadimplência. Para isso, é importante que saiba, a necessidade do condomínio ter um CNPJ, pois todos os boletos emitidos da taxa condominial para os condôminos, precisam ser registrados e vinculado o número do CPF ou CNPJ do proprietário da unidade.

Para emitir o boleto da taxa condominial, é importante que todas as despesas tenham sido rateadas entre todas as unidades. Com isso, você garante que todos pagaram e receberam o boleto. Contudo, é importante que tenha uma conta bancária em nome do condomínio, para gerar esses boletos. No momento os boletos hoje demoram de 2 até 5 dias uteis para ficarem disponíveis para pagamento, e de 1 a 5 dias para o crédito ser compensado depois de pagos.

Depois que os boletos são emitidos, é necessário fazer a conferência para verificar se o boleto foi pago, e neste instante identificamos os inadimplentes e adimplentes do condomínio.

Inadimplentes

O que fazer com os inadimplentes? Algumas vezes, o síndico tem uma relação próxima com os moradores e consegue conversar e verificar, se foi algo pontual, e com isso corrige e reorganiza o caixa do condomínio, mas na maioria das vezes essa cobrança é delegada para uma empresa especializada de cobrança, eles iniciarão a cobrança de forma extrajudicial e não surtir efeito, irão para cobrança judicial.

Atualmente a Total Company Administradora de Condomínios tem esta integração com empresa especializada de cobrança, onde a cobrança do inadimplente passa ser de forma automatizada. Com 1 dia de vencimento o morador que não pagou sua taxa condominial recebe um lembrete por e-mail, 15 dias depois recebe outro e depois de trinta dias ele recebe uma notificação extrajudicial. A partir deste momento o sindico aprovando pode iniciar a cobrança judicial.

 saiba mais:

cobrança de inadimplentes

 

como administrar condomínio colaboradores

Como Administrar Funcionários e Empresas Contratadas dentro do Condomínio Pequeno Porte

Havia falado que chegaríamos as pessoas, e cá estamos! Dentre todas as questões que precisamos aprender como administrar em um condomínio, as pessoas é o mais complexo, tanto nas questões de relacionamento interpessoal, como as normas trabalhista.

Vamos abordas quatro tipos de prestadores de serviço que atendem o condomínio, o primeiro com maior relacionamento são:

Funcionários orgânicos

Os funcionários diretos os condomínio ou funcionários orgânicos , este grupo de pessoas são os zeladores, porteiros, auxiliares de limpeza e outros que fazem parte do dia-a-dia do condominio. Estes funcionários são contratados direto pelo condomínio e precisam, estar devidamente uniformizados, utilizar Equipamento de Proteção individual e executar suas funções de acordo com a convenção coletiva de sua categoria, ou definidas pela Classificação Brasileira de Ocupação.

É necessário para o síndico, administrar as férias, pagamentos de salários, benefícios e ter um cronograma claro, com o que cada um irá executar. Assim consegue ter uma equipe organizada e comprometida.

Terceirizados

O segundo grupo de colaboradores são os prestadores de serviço terceirizados, eles executam muitas vezes as mesmas funções dos funcionários orgânico, mas responde diretamente a empresa terceirizada. É importante verificar as Certidões Negativas, acompanhar os recolhimentos de impostos e verificar se a prestadora está cumprindo com todas obrigações trabalhistas, para evitar um processo futuro. Portanto, ter uma empresa terceirizada pode ser bom, pois boa parte da demanda com funcionários você terceirizada, mas é necessário acompanhamento.

Terceirizados Pontuais

A terceira, são os prestadores de serviços terceirizados pontuais e especializados. Geralmente são os prestadores de serviço que executam serviços de manutenção de elevadores, bombas, portões, interfones, dedetização e outros. Esses prestadores de serviço são aqueles que precisam de acompanhamento do Sindico, ou zelador no momento da manutenção ou reparo de algo, pois eles não estão todos os dias no condomínio.

Prestador de Serviço dos Moradores

O Quarto prestador de serviço, são aqueles que prestam serviços para os moradores, este geralmente é de responsabilidade da unidade que o contratou, mas ter o cadastro dele na portaria, garantir o bem estar do restante da coletividade é de responsabilidade do síndico.

Quem pode Administrar Condomínio Pequeno Porte?

O Condomínio pode ser administrado por pessoa física ou jurídica, que basicamente seria, por um síndico morador ou sindico profissional, não existe legalmente nenhum tipo de pré-requisito para administrar um condomínio. Entretanto, se a intenção é abrir uma empresa para administrar condomínios, precisa saber que este tipo de serviço tem sua própria regularização. O setor de administração de condomínios tem algumas entidades que constam em seus escopos de atuação, poder exercer a atividade de administração de condomínios, são elas:

  • CRA ( Conselho Regional de Administração);
  • CRECI (Conselho Regional de Corretores de Imóveis);
  • CRC ( Conselho Regional de Contabilidade);
  • OAB ( Ordem dos Advogados ).

Se o seu interesse for apenas, ser síndico do seu condomínio, ou profissional pode contar com a Total Company Administradora de Condomínios para assessorar, ajudar e ser parceiro nesta empreitada.

 

 saiba mais:

app para zelador

curso básico de síndico

cadastrar curriculo de síndico profissional

como administrar condomínio dicas

Dicas importante de como administrar um condomínio pequeno porte

Bem Estar dos Moradores

  1. A Primeira dica importante para administrar um condomínio é ter foco no bem estar dos moradores, pois eles quem confiram em você primeiro, logo:

E para os problemas que acontece entre moradores, o ideal é que eles consigam resolver seus impasses com uma boa conversa e empatia, mas caso isso não for possível é importante que o síndico seja essa figura de pacificador e mediador de conflitos.

Antecipar aos Problemas

2. A Segunda dica esta relacionada também com os moradores, mas ela tem um caráter preditivo (a ação de afirmar antecipadamente o que poderá ocorrer num momento futuro). Para isso, precisamos nos antecipar aos problemas que possam, e muitas vezes são recorrentes. Vamos utilizar os canais de comunicação para isso, hoje a Total Company Administradora de Condomínios, através do seu aplicativo consegue enviar comunicado em massa para todos os moradores.

Comunicar:

  • Quais horários são permitidos para obras e reformas;
  • Até que horários é permitido fazer barulho;
  • Horários de Mudanças;
  • Uso das Vagas de Garagem e sorteio das vagas;
  • Horários de entregas de mercadorias e a reponsabilidade do condomínio sobre essas encomendas;

E outras informações que precisam ser massificadas, para que faça parte do entendimento coletivo, e assim evite transtornos possíveis.

Transparência e Comodidade

3. A Terceira dica é para ampliação da sensação de transparência, organização e facilidade aos moradores, disponibilize:

  • Todas as prestações de contas on-line para os moradores,
  • Possibilidade de fazer reservas de áreas comuns como salão de festas, e outros espaços do condomínio se houver;
  • Envie comunicados em massa quando houver algum assunto urgente a ser informado;
  • Divulgue as ações que serão feitas no condomínio por prestadores de serviço e após a conclusão envie o certificado e/ou garantida do serviço. Ex: Dedetização

Se todas essas informações compartilhadas fez sentido para você , podemos ser este parceiro para atender de forma surpreendente os condôminos do seu condomínio. No que precisar, estamos à disposição.

Curso de Síndico

Solicite uma Proposta Comercial:

Mais Informações: Termo de Acordo